Оформление объяснительной записки

Полезная информация в статье: "Оформление объяснительной записки" с профессиональной точки зрения. Мы подготовили полную информацию по вопросу и пусть каждый сделает свои выводы. Если что-то не понятно - обращайтесь к дежурному юристу.

Как написать объяснительную записку

Объяснительная записка — это нормативный внутрифирменный акт, написание которого разрешено в свободной форме.

Однако, существует определенная структура и рекомендации к заполнению данного документа. Прежде всего это использования делового и официального стиля в тексте.

В каких случаях пишется объяснительная

По своей сути объяснительные записки являются документами, объясняющими причины определенных фактов, и пишутся в случаях совершения дисциплинарного проступка в большей степени в трудовых взаимоотношениях, относится ко второй группе объяснительных записок по ОКУД.

В общероссийском классификаторе управленческой документации обозначена унифицированная форма «пояснительной записки о нарушении трудовой дисциплины», имеет код 0286091 и относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Объяснительные записки оформляются на белом листе формата А4, причем как в письменном формате от руки, так и в печатном виде. Причем в некоторых компаниях существуют специальные бланки для объяснительных записок.

В некоторых случаях объяснительные записки включают в себя приложения. В качестве него, как правило, используются медицинские справки, документы с места учебы и прочее, что может подтвердить уважительную причину проступка.

Такие записки могут быть, как оправдательными, где описывается причинно-следственные связи неправильного действия или бездействия, а также объяснительными, где прописываются четкие детали происшествия, при этом сам сотрудник в данном случае не является виновным.

В объяснительной записке рассматриваются такие аспекты, как:

  • Опоздание
  • Прогул
  • Кража
  • Нарушения нормативных правил компании
  • Появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии
  • Аморальное поведение

Требования к заполнению

В случае когда работодатель принял решение о применении дисциплинарного взыскания, составляется приказ или распоряжение. В течение трех рабочих дней с момента издания данный приказ должен быть объявлен работнику под роспись. Если работник отказывается ознакомиться с ним, составляется соответствующий акт.

Объяснительная записка имеет следующую структуру:

  • Шапка документа, в которой указывается наименование организации, должностное лицо к которому направлен данный документ.
  • Наименование документа в данном случае это «Объяснительная записка»
  • Дата заявления и регистрационный номер
  • Предмет заявление (причина пр. касательно, о и так далее )
  • Основной текст
  • Имя, фамилия, отчество и должность составителя и его подпись

В деловом стиле важно применять устойчивые деловые обороты, которые в некоторых случаях закреплены законодательно.

При это необходимо чтобы заполняемый документ отвечал сразу нескольким требованиям:

  • достоверность;
  • объективность;
  • логичность;
  • аргументированность;
  • краткость;
  • ясность;
  • однозначность;

При этом регистрация таких документов проводится согласно распоряжению руководителя. После того как руководитель изучил все обстоятельства нарушения и принял решение о дальнейших действиях, ставится подпись.

Порядок и правила заполнения

Объяснительная записка имеет достаточно простую структуру, в которой обязательно должны содержаться следующие данные:

  • Наименование структурного подразделения
  • Руководителю организации подразделения Резолюция
  • Ф.И.О. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА о нарушении трудовой дисциплины
  • Ф.И.О. работника, наименование должности
  • Наименование подразделения
  • Дата начала трудовых отношений
  • Вид нарушения
  • Описание причин, обстоятельств нарушения
  • Дата нарушения
  • Должность работника
  • Подпись /Расшифровка подписи

Таким образом как таковой нормативной формы объяснительной записки нет, каждая компания самостоятельно прописывает необходимые требования.

Однако, объяснительная записка должна включать две основные части:

  • фактическую – здесь важно указать факты, которые послужили поводом для написания данного документа
  • причинную – здесь необходимо прописать причинно-следственные связи.

Практика применения объяснительных записок также используется в учебном процессе при нарушениях, совершенных учениками в учебных заведениях.

Образец объяснительной записки

Директору ООО «Ромашка» Красиной П.П.от администратора торгового залаКорневой Н.В.

Объяснительная записка
Касательно разбитой витрины торгового зала 7 июля 2015 годаЯ, Корнева Наталья Владимировна, 7 июля 2015 года, размещая товар в центральной витрине торгового зала, не рассчитала собственные силы и задела стекло дверцы витрины. Моей вины в случившемся не нахожу.

Причиной этого считаю некорректную организацию работы сотрудников торгового зала, поскольку при размещении крупногабаритного товара, согласно внутреннему регламенту должен заниматься администратор мужского пола, в то время как все мужчины работают в другой смене. Прошу Вас обратить внимание на организационную структуру компании.

7 июля 2015 года Корнева /Корнева Н.В./

Таким образом, важно помнить следующее:

  • Необходимо использование делового стиля.
  • При написании объяснительной записки необходимо придерживаться определенной структуры и указать необходимые данные.
  • После написания документа, необходимо его зарегистрировать.

Как пишется объяснительная записка: рекомендации и примеры

В жизни может сложиться непредвиденная ситуация, в которой без объяснительной записки не обойтись. Но как же правильно ее оформить? В данной статье рассмотрим, как именно атрибуты непременно должны быть отражены в этом деловом документе, а также затронем основные правила заполнения объяснительных записок.

Как написать объяснительную записку?

Объяснительная записка — это документ

Объяснительная записка представляет собой деловой документ, в котором осуществляется сбор объяснений всех участников конфликта. Однако, следует понимать, что данный документ не является основанием для обращения с требованием к руководству. В нем просто на просто будет отражена суть проблемы.

Обычно объяснительную просят предъявить при опоздании на работу, при прогуле, нарушении рабочей дисциплины и т.д. Но при этом многие даже и не задумывались никогда, как же правильно надо составлять объяснительную записку. Чтобы разобраться в данном вопросе, можно пойти 2 путями:

  1. В поисковой системе задать запрос «как правильно составить объяснительную записку» и выбрать наиболее подходящий вариант (на ваш взгляд)
  2. Изучить данную статью и почерпнуть информацию о правильности составления объяснительной записки на все случаи жизни

Примите на заметку, что при составлении объяснительной записки действует одно основное правило. Оно является типовым правилом деловой переписки и соблюдение его должно быть таким:

  • В записке должна отражаться главная мысль проблемы в деловом стиле без ненормативного лексикона и просторечия
  • Достоверность указанной информации и краткое ее изложение
  • Объяснительная пишется от первого лица с логическим и последовательным построением предложения, сохраняя хронологию
  • В конце документ обязательно должен быть завизирован подписью и датой составления

Необходимость формы и бланка объяснительной записки

Объяснительная записка: образец

Типового бланка объяснительной записки нет, он попросту не утвержден. Поэтому записка пишется в произвольной форме. Но в случае, если вы понятия не имеете, как правильно написать объяснительную, то лучше воспользуйтесь образцом объяснительной записки на нашем сайте.

Примечательно, что в некоторых организациях утвержден свой собственный бланк объяснительной записки. Это не запрещается законодательством нашей страны, а значит вам придется использовать именно тот бланк, который предлагает вам предприятие.

Читайте так же:  Можно ли и как разменять неприватизированную квартиру

Образец объяснительной записки руководству организации

На примере пояснительной записки руководству организации по причине опоздания или прогула рассмотрим, как все-таки надо составлять такой документ? Возьмем, например, ситуацию, когда работник опоздал на работу или вообще решил сделать себе выходной, который будет числиться прогулом. Что в таком случае писать?

В общем, заполнение объяснительной записки будет выглядеть примерно так:

  1. В правом верхнем углу листа следует написать Ф.И.О. должностного лица, которому направляется пояснительная записка. К примеру, Директору ООО Вишенка Иванову Ивану Ивановичу
  2. Чуть ниже, под адресатом, надо указать от кого написана записка. Т.е. указываете свои данные. Например: от главного экономиста Левочкина Евгения Романовича.
  3. Отступив еще чуть ниже, по центру листа необходимо написать название документа. А именно: Объяснительная.
  4. Основная часть записки. В этой части пояснительной записки нужно четко и ясно отразить причину прогула, которую теперь руководство предприятия требует разъяснить.
  5. Завершение. В конце надо поставить дату составления документа и свою подпись. К примеру: 29.06.16, Левочкин Е.Р.

В объяснительной записке придется объяснить причины нарушения

Пример основной части объяснительной записки выглядит должно иметь примерно такой вид: 28.06.2016 я не явился на рабочее место по уважительной причине – прорыв канализации в квартире. В результате возникновения аварийной ситуации мне пришлось вызывать аварийную службу, а также предпринимать меры по минимизации ущерба в результате аварии.

Аварийная служба приехала по вызову только через 4 часа, т.е. в 13.25 по местному времени. Бригада специалистов приступила к ремонтным работам в 13.40. Устранить проблемы они смогли лишь спустя 3 часа 45 минут. К тому времени рабочий день уже подходил к концу. Покинуть квартиру на время проведения ремонтных работ я не мог, поскольку проживаю сам. Соответственно кроме меня сантехникам никто больше не мог обеспечить доступ к моей квартире.

Позвонить и предупредить руководство предприятия, где я работаю я не мог, по причине отсутствия мобильного телефона. А при звонке со стационарного происходили какие-то помехи, из-за которых дозвониться на работу я не смог. К объяснительной записке прилагаю справку, которая подтверждает действительность произошедшей аварии и проведения ремонтных работ в моей квартире.

Составленная пояснительная записка направляется на рассмотрение начальнику или должностному лицу, которое уполномочено в данных вопросах. Тот, в свою очередь, изучает поданный документ и прилагает свою резолюцию по принятию конкретных мер по отношению к данному работнику.

Если руководитель принял решение применить по отношению к работнику дисциплинарное взыскание, то пояснительная записка будет прикреплена к делу в виде доказательства.

Объяснительная в школу

Объяснительная записка пишется на имя руководителя

В принципе, пояснительная записка в школу практически ничем не отличается от той записки, которая предоставляется работником по месту его трудоустройства. Главной отличительной чертой пояснительной записки в школу будет должностное лицо:

[2]

  • Классный руководитель
  • Завуч
  • Директор

Давайте рассмотрим, как же правильнее написать пояснительную в школу:

  1. «Шапка», т.е. сверху в правом углу листа нужно указать адресата. Например, Директору СОШ №1 Кузьмину Алексею Викторовичу.
  2. «От кого». Далее прописываете так: от ученицы 11-Б класса Лавренко Ирины Анатольевной. Если записка написана от лица родителя ученицы, то она должна быть написана от гр. Лавренко Ларисы Витальевной
  3. Основная часть. Здесь в тексте надо пояснить причину опоздания на школьные занятия.

Допустим, что объяснительную записку писала мама ученицы, тогда ее содержание должно быть следующим:

«Я, Лавренко Лариса Витальевна, мама ученицы 11-Б класса Лавренко Ирины Анатольевной, относительно пропуска ею школьных уроков могу предоставить пояснения. Проснувшись утром, моя дочь пожаловалась на острую зубную боль, и мы отправились вместе с ней на прием к стоматологу. После оказания помощи врач сказал, что моей дочери нужен покой и лучше ей отправиться домой. В связи с этим ребенок не явился на занятия 12.10.2016. К пояснительной записке прикрепляю справку, которую выдал врач-стоматолог.»

Обычно такие объяснительные пишутся на имя классного руководителя. Но не в этом суть. Главное, разобраться кому именно будет адресована записка, и только потом приступайте к ее составлению.

Умение грамотно составить пояснительную записку никому не помешает. Однако, если за вашей спиной уже имеется неоднократное опоздание или пропуски, то, возможно, вам пора задуматься и поработать над своей пунктуальностью. Ведь это поможет вам исправить свою репутацию в лучшую сторону.

Как написать объяснительную? Научит видеоурок:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Докладные и объяснительные записки

Статьи по теме

Разного рода записки — существенная часть внутреннего документооборота организации. Подскажем, как без ошибок составить и оформить докладную и объяснительную записки. Скачайте готовые образцы.

Скачайте 5 готовых образцов:

В каких случаях составляют докладные и объяснительные записки

Для оперативного обмена информацией между подразделениями, отдельными сотрудниками и обратной связи с руководством в организации составляют разного рода записки. Докладная записка, объяснительная записка, служебная записка — пример внутренних документов, на основе которых принимают кадровые и производственные решения.

И, если служебную записку составляют, чтобы указать на имеющиеся технологические недостатки, мешающие качественному исполнению трудовых обязанностей, то цели, с которыми составляют докладные и объяснительные записки иные. Как правило, такого рода записки касаются кадровых вопросов, случаев нарушения трудовой дисциплины или недобросовестного отношения к выполнению трудовой функции.

Обратите внимание! Докладные и объяснительные записки являются парными документами. В первых – фиксируют факт происшествия, во-вторых – виновники случившегося объясняют причины, по которым это произошло.

Вопрос: Нужно ли знакомить сотрудника с докладными записками на него?

Ответ эксперта «Системы кадры»: Работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, которые непосредственно связаны с его трудовой деятельностью (ст. 22 ТК). Докладные записки — это ненормативные акты, они фиксируют…

Когда и кто составляет докладные

Докладную записку составляет на имя вышестоящего руководителя непосредственный начальник работника, допустившего нарушение трудовой дисциплины. Такую записку составляют и в случае форс мажорных обстоятельств, аварии или несчастного случая, когда виновных в происшествии еще необходимо выявить.

То, как оперативно должна быть составлена и подана на рассмотрение руководителя докладная записка, зависит от случившегося. Так, докладная записка о прогуле должна быть составлена только после того, как сотрудник не появился на своем рабочем месте в течение четырех часов подряд. Если произошел несчастный случай или по вине работника было допущено нарушение технологии, докладная записка составляется сразу же после того, как пострадавшему оказана помощь и устранены допущенные работником нарушения.

Читайте так же:  Права потребителя при возврате товара надлежащего и ненадлежащего качества

Докладная записка об отсутствии сотрудника на рабочем месте

В некоторых случаях докладную записку может составить и работник, который находился в простое. Такая записка содержит информацию о случившемся простое с указанием причин, которые делают невозможным продолжение работы.

Докладная записка сотрудника о простое

Докладная записка обязательно содержит не только изложение фактов, но и выводы и предложения. Их составляют в ситуациях, когда принятие решения по данному случаю является прерогативой вышестоящего руководителя.

Кто и для чего составляет объяснительные

Объяснительную записку всегда составляет работник, виновный в нарушении. В документе он должен объяснить причины своих действий или бездействия. Этот документ является обязательным, и работодатель не имеет законного права принимать решение о вынесении наказания, не истребовав от работника объяснений в письменном виде.

Работник может отказаться от дачи объяснений, но в таком случае и факт того, что пояснения с него были потребованы, и то, что он отказался их представить, должны быть засвидетельствованы актами. Но в большинстве случаев написание объяснительной записки в интересах самого работника. Это дает ему возможность частично, а иногда и полностью, снять с себя вину за произошедшее.

Объяснительная записка о причинах совершения виновных действий

Общие правила оформления докладной и объяснительной записки

Несмотря на то, что докладная записка, объяснительная записка, служебная записка относятся к внутренним документам, к их оформлению предъявляются общие требования, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Выполнение этих требований, а также заполнение обязательных реквизитов делает записку юридически значимым документом, на основании которого принимаются управленческие и кадровые решения.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Расположение реквизитов на докладной записке

При оформлении докладных и объяснительных записок, также, как и при оформлении других внутренних документов, к обязательным относят следующие реквизиты:

  • наименование структурного подразделения, в котором составлена записка;
  • наименование типа записки;
  • дата составления документа и его регистрационный номер;
  • должность, фамилия и инициалы должностного лица-адресата записки;
  • тема сообщения;
  • текстовая часть;
  • отметка о наличии приложений;
  • виза;
  • подпись автора записки с указанием должности.

Содержание текстовой части записки излагают кратко и по существу. Обязательно указывать дата и точное время случившегося, при этом следует избегать каких-либо оценок — только факты и подтверждающие справочные данные. Допускается использовать обращение «Уважаемый …», а также заключительную этикетную фразу «С уважением…». При этом следует использовать только одно — либо обращение, либо заключительную фразу.

Виза на документе, относящемся к внутреннему документообороту, проставляет должностное лицо, которое вправе принимать или участвовать в принятии решения по данному вопросу. Это может быть:

  • главный бухгалтер;
  • руководители структурных подразделений;
  • заместитель руководителя, курирующий данное направление деятельности компании или структурное подразделение;
  • руководитель организации.

Докладные и объяснительные записки обязательно регистрируют, этот факт отражают в журнале регистрации внутренних документов. Работник вправе потребовать, чтобы на его экземпляре объяснительной записки также был проставлен регистрационный номер.

На многостраничном документе виза проставляется на обороте последнего листа, на одностраничном — под подписью автора. По истечении календарного года внутренние документы подшиваются в дела. Срок их хранения составляет 5 лет.

Какие документы входят в состав внутренней переписки и как правильно оформить их по новому ГОСТу , расскажет эксперт журнала «Справочник секретаря».

К составлению и оформлению докладных и объяснительных записок предъявляют общие требования, установленные ГОСТ. Особое внимание при составлении следует уделить текстовой части, содержащей факты, предложения, объяснения случившегося, поскольку на ее основе будут приниматься кадровые решения.

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, обосновывающий причины допущенного тем или иным сотрудником нарушения. Пишется она обычно либо в добровольном порядке, либо по запросу руководителя в тех случаях, когда сотрудник предприятия в чем-то провинился (опоздал или вообще не пришел на работу, явился в нетрезвом виде, не выполнил данное ему поручение и т.п.).

Зачем нужна объяснительная записка

Как правило, нарушения, которые требуют пояснения со стороны работника, довольно серьезны и могут привести к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения. Чтобы этого избежать и честно разобраться в ситуации, грамотный руководитель просит дать письменные объяснения.

Видео (кликните для воспроизведения).

Объяснительная записка может обезопасить сотрудника в спорных ситуациях при разногласиях с работодателем, а также может обрести статус доказательного документа в случае обращения какой-либо из сторон в судебную инстанцию.

Кому адресовывать объяснительную

Чаще всего объяснительную записку пишут на имя директора предприятия. Но если компания очень крупная, то ее следует писать непосредственному руководству (начальнику цеха, бригадиру, руководителю отдела и т.д.). Обычно должность человека, на чье именно имя нужно писать записку, регулируется «Правилами внутреннего распорядка», которые должны быть в каждой организации.

Когда писать объяснительную

Для написания объяснительной записки установлены определенные сроки: не более двух рабочих дней с момента инцидента. Именно поэтому работодатель, составляя письменное требование о предоставлении объяснений, должен поставить дату – отчет будет вестись именно с нее. Если в установленное время объяснительная записка не будет написана, работодатель вправе применить к подчиненному любые меры взыскания, адекватные проступку и в рамках закона.

Следует помнить о том, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное наказание и не позднее, чем через месяц после установления факта допущенного нарушения (факт устанавливается также письменно, путем составления и регистрации специального акта).

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка пишется в свободном виде. В ней обязательно должны быть указаны следующие данные:

  • сведения о предприятии,
  • информация о руководителе и провинившемся сотруднике,
  • дата проступка,
  • пояснения.

Чем убедительнее будет основная часть, тем лучше для работника, в качестве аргументов лучше всего приводить доводы, имеющие какие-либо письменное подтверждение (например при опоздании на работу – справку из мед. учреждения, или чек из автосервиса с датой и временем произведенного ремонта и т.п.). Также положительную роль играет раскаяние в содеянном нарушении (если в нем имеется прямая вина сотрудника) и обещание впредь исправиться и не допускать подобных ошибок.

В случае, если сотрудник не видит за собой никакой вины, это тоже нужно отразить в объяснительной с приведением всех необходимых доказательств ее отсутствия.

Читайте так же:  Покупаем долю в квартире по ипотеке правильно. условия, нюансы оформления и практические рекомендаци

Писать объяснительную можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант предпочтительнее и именно так требуют оформлять документ опытные специалисты кадровых отделов и юристы. В любом случае, объяснительная должна быть заверена «живой» подписью сотрудника с обязательной «живой» же расшифровкой.

Объяснительную записку нужно писать в двух экземплярах, один из которых необходимо передать работодателю, а второй оставить у себя, но только после того, как работодатель поставит на обеих копиях отметку о том, что объяснительные были получены.

Инструкция по написанию объяснительной записки

Объяснительная записка с точки зрения норм и правил делопроизводства имеет вполне стандартную структуру и не должна вызвать больших затруднений при написании

В «шапке» документа правом верхнем углу необходимо вписать сведения об адресате.

  1. Сначала здесь указывается должность сотрудника, на чье имя она составляется (директор, генеральный директор, начальник отдела, руководитель группы и т.д.).
  2. Затем пишется полное название организации, с указанием ее организационно правового статуса (ИП, ООО, ЗОА, ОАО), а также фамилия, имя, отчество адресата.
  3. После этого точно также оформляются данные о работнике (должность, название компании, фамилия, имя, отчество).
  4. Далее указывается населенный пункт, где зарегистрировано предприятия, а также дата написания заявления.

Потом по центру строки нужно написать наименование документа с коротким обозначением его сути (в данном случае «об опоздании на работу»).

Вторая часть является основной. Здесь нужно обязательно привести только факты и причины проступка, при этом следует постараться дать корректное пояснение с четкими формулировками и приведением аргументов. Если есть письменное доказательство невиновности сотрудника, это следует также указать. Много и очень подробно писать не надо – никто не будет читать несколько страниц текста, более того, такое пояснение может вызвать отрицательную реакцию со стороны работодателя.

Заявление необходимо подписать с обязательной расшифровкой подписи и передать его либо секретарю, либо лично в руки непосредственному руководителю.

Объяснительная записка как инструмент кадровика

Объяснительная записка – это документ, который должен быть приложен к материалам о проступке. Иногда объяснения могут сыграть важную роль в судьбе работника: он может остаться на работе, а не быть уволенным за нарушение дисциплины, если грамотно преподнесет директору свою точку зрения и обоснует поведение.

В законодательстве нет требований об обязательном составлении записок, но письменные оправдания – это все же документ, который должен быть принят к сведению по требованиям Трудового кодекса. Кадровик, заинтересованный в работнике, должен уметь грамотно составлять объяснительные.

Что такое объяснительная записка

В Трудовом кодексе содержится правило: все материалы о нарушении дисциплины в компании разбираются только с учетом объяснений виновника. А это значит, что степень вины сотрудника и возможное привлечение его к ответственности определяется только после того, когда виновник объяснит обстоятельства и причины своего поведения.

Распоряжением директор имеет право запросить объяснения, а изложить их виновник должен письменно, оформив по правилам. От того, как оформлена объяснительная и как представлены объяснения, зависит судьба нарушителя: директор решит, наказать ли сотрудника или проявить снисхождение.

По сути, объяснительная записка – это официальный документ, который по норме 193-й статьи Трудового кодекса должен быть приложен к распоряжению о даче объяснений . Объяснения – это как последнее слово подсудимого. Они хоть и не решают проблему, но к учету будут приняты, а возможно и повлияют на принятие решения.

Кадровик не должен забывать о необходимости напомнить руководителю о запросе объяснений, чтобы в случае наложения дисциплинарного взыскания действия носили законный характер.

Если виновник отказывается подписывать распоряжение, составляется акт об отказе от подписи в его присутствии. Есть еще вариант: отправить распоряжение заказным письмом с уведомлением о вручении. В этом случае у кадровика будет доказательство того, что требования ТК исполнены.

Виды объяснительных записок

Существует два вида записок, которые могут выступать в качестве:

  • объяснения поведения других лиц;
  • оправданий собственного поведения.

Первый вид применяется, если внештатная ситуация или нарушение дисциплины произошло по вине посторонних. В такой записке описываются обстоятельства, которые произошли без участия адресанта.

Для наглядности пример объяснительной записки кадровика, приложенной к графику отпусков:

Второй вид объяснительных записок – это изложение сотрудником обстоятельств какого-либо нарушения дисциплины или внештатной ситуации, произошедших по собственной вине. Так как государство у нас правовое, в каждом случае в отношении участника спорной ситуации должна действовать презумпция невиновности. А поэтому, нельзя безапелляционно признать сотрудника виновным, если он не участвовал в разборе ситуации.

Например, нельзя объявить выговор за опоздание на работу, если опоздавшему не предложено объяснить причину задержки.

Вместе с тем объяснительные записки должны оформляться таким образом, чтобы адресат смог понять причины нарушения дисциплины и саму суть ситуации, от чего напрямую зависит решение: казнить или помиловать.

Отличия объяснительной записки от служебной, докладной или пояснительной

Объяснения – это не пояснения и не доклад, а изъяснение своей точки зрения, иногда отличной от общепринятой, в своем роде оправдание. В свою очередь докладная записка – это донесение о нарушении, пояснительная – приложение к документу, содержащее расширенное представление о нём, а служебная записка – просьба.

Как видите, эти четыре вида записок совершенно разные, но цель у них одна: донести информацию. Между тем форма и требования к оформлению этих видов записок сходные.

Как оформляется записка

Как и любой другой официальный документ, объяснительная записка должна быть четко структурирована. Обязательными элементами являются:

  • шапка (указание ФИО и должности директора и самого виновника);
  • ссылка на распоряжение или уведомление начальника;
  • суть проблемы;
  • объяснения;
  • просьба о смягчении или об освобождении от наказания;
  • число и подпись адресанта.

Оформить записку можно как на компьютере, так и рукописно. Однако впечатление об авторе не должны портить недочеты:

  • писать записку нужно на ровной бумаге;
  • без ошибок и зачёркиваний;
  • в уважительном тоне.

Объяснительная записка образец

Уведомление работника о даче объяснения

В объяснительной записке не зря должна присутствовать ссылка на распоряжение директора. Ведь одним из указаний Трудового кодекса при оформлении нарушения дисциплины виновнику должно быть вручено под роспись требование о даче объяснений.

Требование составляется так:

  • сверху указывается название фирмы;
  • ставится дата и регистрационный номер (совпадающие с записями в регистрационном журнале);
  • пишется название («Распоряжение» или «Требование» о даче объяснений);
  • описывается суть проблемы (когда и почему был составлен акт о нарушении дисциплины);
  • обозначается само требование («Распоряжаюсь: слесарю ГЦ Трубину А.Д. предоставить секретарю письменные объяснения о нарушении в срок 2 дня с момента вручения настоящего требования»);
  • документ визируется директором;
  • под текстом ставится подпись виновника об ознакомлении с документом (или ссылка на акт об отказе от подписи, или на почтовую квитанцию об отправлении заказного письма виновнику).
Читайте так же:  Главные принципы оценки недвижимости в рф

В свою очередь общий алгоритм применения наказания по правилам 193-й статьи таков:

  • составляется акт о нарушении (именно акт, фиксирующий время нарушения и его суть – событие и перечисление действующих лиц, а не требование о даче объяснений);
  • издается распоряжение с требованием объяснения работником обстоятельств: виновник должен расписаться в нем об ознакомлении или получить по почте (в идеале оно должно датироваться тем же числом, что и акт о нарушении);
  • акт и объяснения рассматриваются директором и выносится решение (прямо на акте директор может поставить визу, например «объявить выговор»);
  • через два дня можно издавать приказ по дисциплине или не издавать его вовсе, если директор сочтет нужным проявить снисхождение (нужно иметь в виду, что с момента составления акта до дня издания приказа не должно пройти больше 30 дней). В этот срок не входит отпуск или болезнь виновника).

Все материалы должны быть вложены в соответствующие номенклатурные папки. Однако если в отделе кадров для разных видов документов предусмотрены отдельные дела, то к оригиналу приказа по дисциплине нужно приколоть копии акта, распоряжения о даче объяснений и объяснительной записки.

Образец объяснительной записки для разных ситуаций, правила оформления

Несмотря на то что законодательство не дает конкретного определения объяснительной записке, этот документ широко применяется в ходе трудовых отношений в организациях и предприятиях. В основном он нужен для оценки действий работника работодателем. Документ доносит до руководства позицию сотрудника и его аргументы, помогая разъяснению ситуации и получению правильных выводов.

Назначение объяснительной

Объяснительная записка – документ, разъясняющий условия и причины какого-либо действия или бездействия, происшествия, наступления зафиксированного факта. Он может быть:

  • оправдательным – объясняющим причины неправильного действия или бездействия;
  • объяснительным – указывающим на обстоятельства или их возникновение по независящим от сотрудника причинам.

Требование о даче объяснений гражданином

Написание объяснительной записки инициируется работодателем, службами безопасности, правоохранительными органами. Документ требуется в следующих случаях:

  • присутствие на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
  • отсутствие на рабочем месте или прогул;
  • опоздания;
  • неисполнение должностных обязанностей;
  • нарушение требований охраны труда;
  • нарушение дисциплины;
  • иные обстоятельства.

Уведомление о предоставлении объяснений – это документ, который передается гражданину в случае необходимости дачи объяснений действия или бездействия. Обычно оно составляется работодателем и передается работнику для определения степени его вины в возникших обстоятельствах и мерах наказания. Оформляется в письменном виде в произвольной форме и содержит следующую информацию:

  • наименование организации;
  • данные руководителя;
  • данные сотрудника;
  • требование объяснений по обстоятельствам инцидента;
  • ссылка на нормативные акты;
  • прилагаемые документы;
  • дата составления и подпись составителя.

[1]

Уведомление передается сотруднику для ознакомления под подпись.

Скачать образец требования объяснений:

Юридическое значение объяснительных записок

Требование о взятии объяснительной записки с работника работодателем по факту нарушения зафиксировано в ст. 139 ТК РФ. Объяснение работника может быть запрошено в любой организации, если факт нарушения трудовой дисциплины или причинения ущерба было подтверждено. Работодатель имеет право затребовать документ:

  • до введения дисциплинарного взыскания, обусловлено ч. 1 ст. 193 ТК РФ;
  • до вынесения распоряжения о взыскании с работника сумм на покрытие ущерба (ст. 408 ТК РФ).

Объяснительная записка необходима для того:

  • объективной оценки ситуации;
  • выявления виновных лиц;
  • принятия предупредительных мер во избежание повтора подобных ситуаций в дальнейшем;
  • вынесения обоснованной меры наказания.

Акт об отказе сотрудника писать объяснительную

Гражданин имеет право отказаться от написания объяснительной записки, никаких наказаний за это не предусмотрено. В этом случае составляется акт об отказе в даче объяснений сотрудником, подписанный двумя свидетелями. Отсутствие документа не освобождает нарушителя от ответственности за свои действия. Акт составляется в произвольной письменной форме и содержит:

  • название документа;
  • место и дата написания;
  • текс документа с описанием нарушения и причинами отказа в предоставлении объяснительной записки сотрудником;
  • ФИО и подпись руководителя;
  • ФИО и подписи двух свидетелей.

Форма объяснительной записки

Унифицированная форма документа отсутствует, он составляется в произвольной форме. Пишется от руки или с применением готовых форм, принятых в конкретной организации. Адресуется лицу, предъявившему требование.

Текст объяснения состоит из нескольких частей:

  • фактическая, с объяснением обстоятельств приведших к созданию объяснительной записки;
  • причинная, с указанием причин, объясняющих сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка: как оправдаться в различных ситуациях

Если работник совершил дисциплинарный проступок, или в организации произошел какой-либо случай неординарного характера, виновные лица должны написать объяснительные записки. Статья 193 Трудового кодекса РФ четко регулирует алгоритм действий работодателя в ситуации, когда было зафиксировано нарушение. Первым делом он обязан затребовать «письменное объяснение» (иное название — обяснительная записка) и только спустя два рабочих дня может привлечь виновных лиц к ответственности. Очевидно, что законодательство не регулирует содержание объяснительных записок, да и привести примеры объяснительных записок, конечно, можно, но все возникающие ситуации носят индивидуальный характер, как и причины проступков.

Пишем объяснительную записку по шаблону

Иногда содержание объяснительной записки может вызвать не понимание и сочувствие руководства, а смех или недоумение. Однако статус объяснительной записки довольно высок, и чтобы не зачитывать в суде или проверяющим ГИТ объяснительные записки, больше напоминающие юмористические рассказы или детские сочинения, специалистам по кадрам желательно разъяснить заранее, как правильно написать объяснительную записку.

Для начала нужно определить, для какой ситуации необходима объяснительная записка. Это может быть:

  • прогул (один или несколько — не имеет значения);
  • опоздание на работу (время опоздания нужно зафиксировать в акте);
  • нарушение сроков выполнения поставленного руководством задания;
  • невыполнение работником поставленной задачи;
  • нарушение требований законодательства или локальных актов;
  • другие должностные нарушения и происшествия.

Работодатель может предложить свой шаблон, по которому будет написана объяснительная записка. Образец можно разместить в отделе кадров, а также снабдить работников памяткой о правилах составления деловых документов.

Что необходимо включить в шаблон объяснительной записки? Достаточно руководствоваться принципами делового документооборота:

  • краткость изложения проблемы и причин, в результате которых возникло нарушение;
  • обязательное указание данных уполномоченного лица, на имя которого будет направлена объяснительная записка (адресата);
  • обязательное указание данных самого работника, его личной подписи и даты составления объяснительной записки;
  • деловой стиль написания, отсутствие ненормативной лексики в тексте;
  • достоверность описываемых событий;
  • изложение ситуации от первого лица.
Читайте так же:  Не знаете как сдать в аренду коммерческую недвижимость всё о том, как сделать это самостоятельно и б

В объяснительной записке не нужно допускать отвлеченных рассуждений, заявлений и просьб. Цель написания документа — объяснить события, а не просить о снисхождении. Руководству придется проанализировать описанные в объяснительной записке причины и решить, являются ли они достаточно уважительными в каждом конкретном случае.

Запрос от начальства

Прежде чем работник напишет свои пояснения в объяснительной записке, начальство должно их запросить. Практика показывает, что устного распоряжения часто недостаточно, потому что, в случае судебного рассмотрения ситуации, его «к делу не пришьешь». Поэтому обмен бумагами должен начать именно руководитель. Он должен выдать своему подчиненному соответствующее предписание под роспись. Этот документ носит произвольную форму, но должен быть зарегистрирован в установленном для исходящей корреспонденции порядке. Выглядеть такое распоряжение может примерно так:

Общество с ограниченной ответственностью «Пример»

ИНН 7777777777, КПП 110001101

107497, г. Москва, ул. Новосибирская, д. 100

Специалисту отдела продаж В.В.Пуховой

О письменном объяснении

Уважаемая Валентина Владимировна!

1 февраля 2019 года Вы отсутствовали на работе в течение всего рабочего дня, о чем составлен акт об отсутствии на рабочем месте от 01.02.2019 N 5.

В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса РФ прошу Вас в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего предписания представить

письменное объяснение Вашего отсутствия.

Приложение: копия акта об отсутствии на рабочем месте от 01.02.2019 N 5.

Генеральный директор ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ И.И.Иванов

Получено ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ В.В.Пухова 2 февраля 2019 года.

Документ можно вручить лично либо направить по почте заказным письмом. Вместе с предписанием не будет лишним направить и копию самого акта о проступке, составленного по всем правилам и подписанного комиссией. Если работник не хочет подписывать, что получил предписание, отсутствие подписи можно зафиксировать письменно, с подписями двух свидетелей.

Объяснительная записка об опоздании на работу или прогуле

Ситуации, когда человек опоздал на работу или отсутствовал на своем рабочем месте несколько часов, а то и весь день, являются достаточно распространенными. Поскольку такие случаи являются дисциплинарными проступками, руководство должно затребовать от работника объяснительную записку. Трудовой кодекс РФ не содержит требований к виду и оформлению объяснительных записок, чаще всего этот документ пишут от руки. Аргументация также оставлена на усмотрение автора. При этом начальство не имеет права как-то влиять на содержание документа и аргументы и указывать, что именно писать. Выглядеть образец может примерно так (например, записка написана родителем, опоздавшим на работу по уважительной причине):

Директору ООО «Пример»

[3]

от специалиста отдела продаж

Я, Кошкин Марат Сергеевич, опоздал на работу 5 февраля 2019 года на 1,5 часа в связи с тем,

что вез ребенка в школу на занятия и попал в дорожно-транспортное происшествие на своем личном автомобиле. Ожидание

сотрудников ДПС и оформление ДТП заняло больше часа. События я могу подтвердить документально.

ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ Кошкин М.С. 06.02.2019 года.

Очевидно, что если причина проступка была уважительной, работнику лучше подтвердить ее соответствующими документами и упомянуть об этом в объяснительной записке. После того как документ получен от работника, его необходимо зарегистрировать в установленном порядке, как входящую корреспонденцию, с проставлением регистрационного номера и даты. Копию объяснительной записки с регистрационными данными нужно вручить работнику. Аналогично составляется объяснительная по факту выявленных нарушений, а также объяснительная записка (образец) об ошибке в работе. Никаких особых требований к их форме нет.

Отказ от дачи объяснений

Руководство должно потребовать объяснений, но работник может отказаться их дать. На размышление закон дает всего два рабочих дня. Если этот срок прошел, а объяснительная записка провинившегося работника на имя начальника не поступила, необходимо составить акт об отказе от дачи пояснений. Этот документ может составить та же комиссия, которая до этого составила акт о самом нарушении дисциплины. Лучше всего делать это в присутствии нарушителя, чтобы тут же его с этим актом и ознакомить. После этого можно начинать процедуру оформления дисциплинарного взыскания, которым может быть как предупреждение или выговор, так и увольнение.

Образец акта об отказе составить объяснительную может выглядеть так:

Важно помнить, что даже если составление всех этих документов покажется кому-то ненужной бюрократией, они играют решающую роль при возникновении спора между работником и работодателем. Если такой спор попадет в суд и встанет вопрос об отмене дисциплинарного взыскания или даже о восстановлении на работе, все эти акты и записки могут послужить доказательством правильных и обоснованных действий работодателя. Ведь судебная практика свидетельствует о том, что последствия пренебрежения объяснительными записками оказываются иногда очень тяжелыми для бизнеса. В качестве доказательства можно привести апелляционное определение Московского городского суда от 24.08.2016 по делу N 33-27314/2016 , в котором судьи обязали руководство организации восстановить в должности нескольких сотрудников, уволенных за прогулы. Основанием для это послужило отсутствие письменных объяснительных записок по факту отсутствия на рабочих местах.

Видео (кликните для воспроизведения).

Судьи сделали вывод, что порядок применения дисциплинарного взыскания не соблюден, и обязал руководство организации выплатить восстановленным лицам среднюю заработную плату за вынужденный прогул. Таких решений суды всех инстанций и регионов принимают достаточно много, поэтому к процедуре составления объяснительной записки нужно подходить предельно внимательно и не считать ее ненужной бюрократией.

Источники


  1. Сидорова, Е.В. Используем сервисы Google. Электронный кабинет преподавателя: моногр. / Е.В. Сидорова. — М.: БХВ-Петербург, 2015. — 966 c.

  2. Власенко, Н.А. Модернизация специальностей в юриспруденции. Сборник материалов по итогам подготовки паспорта специальностей научных работников / Н.А. Власенко. — М.: Проспект, 2015. — 747 c.

  3. Марченко, М. Н. Проблемы общей теории государства и права. Учебник. В 2 томах. Том 2 / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2015. — 644 c.
  4. Радько, Т. Н. Теория государства и права в схемах и определениях. Учебное пособие / Т.Н. Радько. — М.: Проспект, 2015. — 776 c.
Оформление объяснительной записки
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here