Каков срок хранения документов жск образец штатного расписания, протокола, отчета, квитанции и други

Полезная информация в статье: "Каков срок хранения документов жск образец штатного расписания, протокола, отчета, квитанции и други" с профессиональной точки зрения. Мы подготовили полную информацию по вопросу и пусть каждый сделает свои выводы. Если что-то не понятно - обращайтесь к дежурному юристу.

Порядок хранения документов в ТСЖ, ЖК, ЖСК

Вопрос-ответ по теме

Каков порядок хранения документов в ТСЖ, ЖК, ЖСК?

Хранение документов — одна из функций любого юридического лица независимо от организационной формы. Архивное дело в настоящее время регулируется рядом нормативно-правовых актов:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558.

Порядок хранения документов в ТСЖ, ЖК, ЖСК находится в компетенции их руководителей, правила хранения целесообразно закрепить в инструкции по делопроизводству, утверждаемой правлением ТСЖ (ЖК, ЖСК). Ответственность за организацию делопроизводства в ТСЖ ЖК, ЖСК, соблюдение правил и порядка работы с документами возлагается, как правило, на председателя правления ТСЖ, ЖК, ЖСК или иного сотрудника согласно внутреннему приказу.

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ТСЖ, ЖК, ЖСК.

Жилищное объединение хранит документы по месту нахождения правления ТСЖ, ЖК, ЖСК.

Сколько времени ТСЖ должны хранить документы по выполненным работам?

Для того, чтобы ответить на такой вопрос воспользуемся Постановлением Госстроя РФ от 27.09.2003 г. №170. Пункт 1.5.1 указан перечень документов долговременного хранения технической документации. Пункт 1.5.3 техническая документация, которая заменяется в связи с истечением срока срока ее действия. К такой документации относятся: сметы, описи работ на текущий и кап.ремонт, акты технических осмотров, журналы заявок жителей, протоколы измерения сопротивления электросетей, протоколы измерения вентиляции. Если у ТСЖ отсутствуют такие документы, то их можно привлечь к административной ответственности согласно ст.7.22 КоАП РФ нарушение правил содержания и ремонта жилых домов.

Существует перечень сроков хранения документации Министерства культуры РФ от 25.08.2010г № 558

Из чего состоит документооборот товарищества и какие справки ТСЖ выдает по запросу жильцов?

Каждая учредительная организация, в том числе – и ТСЖ, обязана обеспечить своё существование необходимым документооборотом. При его отсутствии или не надлежащем ведении – могут вменяться санкции, вплоть до признания недееспособности товарищества.

В ТСЖ должен вестись учет учредительной документации, требуется контроль документов, сопровождающих все сферы деятельности — бухгалтерские отчеты, штатное расписание.

Товарищество также постоянно взаимодействует с жильцами дома и при необходимости, оформляет им доверенности, выдает запрашиваемые справки. О том, с какими именно документами чаще всего сталкивается ТСЖ и какие есть требования к их оформлению, мы расскажем далее.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-82 . Это быстро и бесплатно !

Основная документация в товариществе

Для ведения полноценного делопроизводства, товарищество обязано иметь в наличии многочисленные номенклатурные и нормативные акты и справки, законодательные положения федерального и регионального уровней, а также пакеты документов на само здание и на проживающих в нём лиц, оплачивающих коммунальные услуги и несущих ответственность за содержание многоэтажного дома.

Большинство документов компонуются в «дела», располагаясь в соответствующих папках.

Каждое дело не должно содержать более 250 документов. Далее заводится новая папка, в которой может быть вмещено такое же количество документов.

Вся документация классифицирована и находится в ведении уполномоченных лиц.

Учредительные бумаги

Основой делопроизводства является пакет учредительной документации, определяющей правовой статус ТСЖ:

  1. Устав Товарищества.
  2. Протокол общего собрания жильцов о создании ТСЖ.
  3. Протокол счетной комиссии подсчета голосов на собрании собственников помещений в многоквартирном доме о создании ТСЖ.
  4. Решение собственников жилья, принятое на общем собрании жильцов о создании ТСЖ.
  5. Свидетельство ТСЖ о государственной регистрации.
  6. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
  7. Свидетельства об учёте во внебюджетных фондах.
  8. Постановление Госкомстата от 05.01.04, за №1.

Бухгалтерский учет

Кроме учредительной документации, важную роль играют бухгалтерские документы. На эти документы опирается вся финансовая деятельность ТСЖ, в их адрес проводятся не менее многочисленные проверки, чем в адрес учредительных.

Учредительная документация требует надлежащего хранения после возникновения правовой основы, с ней связано само существование Товарищества. Бухгалтерская документация ограничивается текущими делами, она не опирается на законодательные основы для существования ТСЖ, но без неё, либо при не надлежащем её ведении, деятельность ТСЖ теряет смысл.

Эту документацию ведут бухгалтер и главный бухгалтер, управляя движением текущей деятельности через процессы:

  • оформление и передачу средств;
  • расчёты и отчёты, хранящиеся в ТСЖ и представляемые для проверок;
  • принятые решения о целесообразности трат.

Сопроводительные документы

Кроме бухгалтерских и учредительных документов, в правлении ТСЖ должны храниться:

  1. Все имеющиеся документы на здание — акты приёмки, вся техническая документация, требуемые свидетельства.
  2. Документы на землю, прилегающую к дому территории. К ним относятся договора аренды или свидетельства о праве собственности.
  3. Договор о предоставлении услуг, заключённый с каждым из членов товарищества.
  4. Штатное расписание должностей ТСЖ.
  5. Лицевые счета членов ТСЖ.
Читайте так же:  Как определить подлинность духов

Правление должно иметь в наличии списки жильцов дома и вести учёт отдельно о входящих в члены ТСЖ.

Документы должны храниться надлежащим образом, в установленном месте, недоступном для открытого доступа. Бухгалтерскую документацию, ведёт бухгалтерия и параллельно несёт ответственность председатель.

Кроме учредительных документов ТСЖ, которую ведёт председатель, он обязан вести и хранить надлежащим образом распорядительную и нормативно-справочную документацию. Часть ответственности он вправе передать назначенному приказом уполномоченному лицу, ответственному за хранение и ведение определённых видов документов.

Журналы, что ведутся в ТСЖ, должны быть:

  • переплетены;
  • прошнурованы;
  • пронумерованы;
  • опечатаны;
  • подписаны.

В функции ТСЖ входит заполнение, выдача и сбор платёжных документов жильцам многоэтажного дома.

Одним из наиболее распространённых документов этого плана является квитанция об оплате. Она является основанием для предоставления выплат, а также подтверждением того, что выплаты были осуществлены.

Чаще всего, ТСЖ занимается оформлением таких квитанций:

оплата коммунальных услуг;

оплата паркинга или подземного гаража;

оплата услуг охраны;

взнос при вступлении в товарищество;

оплата целевых взносов.

Для осуществления выплат обычно используют типовые бланки квитанций. Ведением этой документации, как правило, занимается бухгалтер ТСЖ. Квитанция как документ не имеет самостоятельной юридической силы и должна опираться на предварительно составленный договор, являясь формой оплаты услуг, представленных договором, по соглашению сторон.

[1]

Взнос при вступлении должен прописываться в уставе, а оплата услуг – осуществляться на основании соответствующего договора о предоставлении услуг.

Какие справки выдаются по запросу жильцов?

Справки – один из рутинных, но крайне важных видов работ, которым занимается специальный штатный сотрудник – делопроизводитель или паспортист. При отсутствии такового, полномочия делегируются выбранному председателем лицу, оформленному протоколом.

В правлении ТСЖ выдаются справки следующих видов:

Справки о составе семьи готовятся и выдаются обычно сразу же, по требованию жильцов. Их предоставляют в детские сады, школы и другие организации социальной защиты.

Справки второго типа обычно готовят в течение трёх дней после запроса. В них используют расширенный поиск сведений, отражают историю жильцов квартиры, которые остались не снятыми с учёта по тем или иным причинам. Их принято называть «архивными» справками.

Они требуются при предоставлении сведений в регистрационную палату для оформления имущественных сделок или для участия квартиры в качестве объекта залоговой стоимости в банк или другую кредитную организацию.

Оформление доверенности

Каждый из сотрудников ТСЖ, а также лица, заключившие договор подряда или договор о предоставлении услуг, вправе действовать от имени правления ТСЖ, решая вверенные товариществом вопросы и задачи. Для ситуаций, в которых представитель будет действовать от имени ТСЖ, потребуется доверенность.

Она оформляется в сторону лица по общим правилам, изложенным в Гражданском Кодексе РФ. В ней требуется изложить суть задачи, которую решает доверенное лицо от имени товарищества, а также внести его личные паспортные данные.

Доверенность не имеет самостоятельной юридической силы и действительна только при одновременном предоставлении паспорта. Она удостоверяется подписью председателя ТСЖ и печатью правления. В некоторых случаях используют нотариально удостоверенную доверенность.

После получения документа, доверенное лицо вправе осуществлять от имени ТСЖ такие действия:

[3]

  1. Имущественные сделки.
  2. Заключать договора подряда.
  3. Подписывать акты приёмки работ.
  4. Осуществлять взаиморасчёты.

Эти и другие действия проводятся от имени членов правления товарищества и в пользу товарищества.

Штатное расписание

Чтобы в ТСЖ полноценно функционировали должности сотрудников, на общем собрании должен быть решён вопрос о количестве таковых, а также – о функциональных обязанностях, которые требуется исполнять.

При составлении штатного расписания даётся ссылка на решение собрания и перечень, утверждённых собранием, штатных единиц. Расписание оформляется в виде таблицы с такими обязательными графами:

  • наименование подразделения и должностного лица;
  • число штатных единиц;
  • должностной оклад;
  • предусматриваемые надбавки, условия их начислений и выплат;
  • общая сумма выплат;
  • номер и дата приказа.

Каждая должность должна быть утверждена штатным расписанием, с которым не должно быть расхождений также в бухгалтерской документации.

Заключение

Делопроизводство ТСЖ должно опираться на номенклатурные акты, в которых даны основные правила составления и хранения документов. Любая оплошность может привести к серьёзной ответственности перед членами ТСЖ и органами государственного надзора.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-82 (Москва)
+7 (812) 467-38-15 (Санкт-Петербург)

Каков срок хранения штатного расписания в организации?

Сколько лет хранится штатное расписание в организации

Штатное расписание — один из наиболее важных документов по кадрам в организации. Более полно с необходимым комплектом кадровых документов на примере ООО можно ознакомиться в нашей статье по ссылке: Необходимые кадровые документы с нуля для ООО.

Вопрос о том, сколько хранить штатное расписание, представляет особую важность как для оптимизации кадровой работы, так и для предотвращения негативных правовых последствий.

Сроки хранения штатного расписания установлены п. 71 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень).

Согласно перечню сроки хранения штатного расписания являются следующими:

  • постоянное хранение — для организаций, где расписание было разработано и (или) утверждено;
  • 3-летнее хранение — для иных организаций.
Читайте так же:  Как происходит регистрация иностранного гражданина по месту жительства как выглядит бланк и образец

В пределах сроков хранения штатного расписания организация должна обеспечить выдачу копии штатного расписания лицам, которые обладают правом на получение такой документации, в частности участникам ООО (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от 12.10.2010 по делу № А46-1925/2010).

Также согласно перечню установлены следующие сроки хранения документов, связанных с расписанием:

  • проекты расписания, справки и заключения — 5 лет;
  • переписка по разработке расписания — 3 года;
  • штатные расстановки (списочный состав сотрудников) — 75 лет.

Последствия несоблюдения срока хранения штатного расписания в организации

При проверках госорганы вправе затребовать документы, срок хранения которых не истек, включая штатное расписание. Ответственность за преждевременное уничтожение документов и их непредставление проверяющим следующая:

  • в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 300–500 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;
  • за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб. для должностных лиц и 3 000–5 000 руб. для юридических лиц).

При утрате штатного расписания организация должна принять меры по его восстановлению. Сам по себе факт утраты документа не освобождает компанию от обязанности по его представлению, если такое требование основано на законе (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 28.03.2017 № 09АП-6389/2017 по делу № А40-192199/16-45-1661).

Необходимость хранения штатного расписания и принятия мер по его восстановлению обусловлена, в частности, тем обстоятельством, что данный документ может быть доказательством при спорах о назначении пенсий (апелляционное определение Брянского облсуда от 16.05.2017 № 33-1954/2017).

Итак, законодательство устанавливает необходимость по общему правилу постоянного хранения штатного расписания, а также сроки хранения сопутствующих документов, таких как проект штатного расписания и документы по его разработке, переписка по согласованию штатного расписания, штатные расстановки.

Преждевременное уничтожение или утеря таких документов предполагает принятие компанией мер по их восстановлению. Непредставление штатного расписания и сопутствующих документов госорганам и иным лицам, имеющим право на их получение, грозит привлечением к ответственности.

Штатное расписание: срок хранения

Какой срок хранения штатного расписания в организации установлен законом? Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. О сроке хранения штатного расписания поговорим в статье.

Нужный документ

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то какой срок хранения штатного расписания в архиве?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Вопрос о сроке хранения штатного расписания организации волей-неволей интересует кадровиков. Ведь рано или поздно документ потеряет актуальность, и придется задуматься о его передаче в архив.

  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить

Какой же срок хранения штатного расписания в организациях РФ? Зависит ли он от принадлежности компании к коммерческому или бюджетному сектору? Расскажем об этом подробно.

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.

Срок для бюджетников

Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание для коммерческих организаций, то и вопрос про срок хранения штатного расписания медицинской организации, занимающейся, к примеру, исключительно предпринимательской деятельностью, теряет смысл. Что не обязательно разрабатывать и утверждать, не нужно и хранить.

Совершенно иначе обстоят дела с бюджетными учреждениями. В соответствии с законодательством штатные расписания имеют постоянный срок хранения (подп. «а» ст. 71 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Таким образом, срок хранения штатного расписания – 75 лет.

Также требуют хранения и проекты штатных расписаний, которые составляют крупные организации по своим структурным подразделениям. Такие документы должны храниться 5 лет (ст. 72 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний подлежит хранению в течение 3 лет ст. 73 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Читайте так же:  Куда писать жалобу на больницу

Поэтому срок хранения штатного расписания в школе или другом бюджетном учреждении максимально высокий – 75 лет.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как правильно определить срок хранения документов?

Вопрос-ответ по теме

По какой из статей Перечня типовых управленческих архивных документов правильно определить срок хранения таких документов, как: договоры коллективной материальной ответственности с приложенными листами ознакомления сотрудников, договоры о материальной ответственности материально ответственного лица, коллективные договоры, приказы руководства о наложении штрафов на сотрудников за те или иные недочеты в работе?

Вы правы, для того чтобы определить сроки хранения указанных документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень) (приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380).

Эксперт делится важной информацией о экспертизе ценности документов в материале по ссылке.

Говоря о сроках хранения договоров коллективной материальной ответственности, договоров о материальной ответственности материально-ответственных лиц, следует учитывать, что трудовое и гражданское законодательство Российской Федерации предусматривает полную или частичную материальную ответственность работников за ущерб работодателю, причиненный их неквалифицированными или предумышленными действиями во время исполнения служебных обязанностей. Материальная ответственность может быть как персональной, так и коллективной. В первом случае между работодателем и конкретным работником заключается договор о материальной ответственности, во втором случае — между работодателем и группой работников (например, бригадой) заключается договор о коллективной материальной ответственности. Перечень не содержит отдельных статей на договоры коллективной и индивидуальной материальной ответственности. Поэтому, говоря о сроках хранения вышеуказанных договоров, можно руководствоваться ст. 457 Перечня, определяющей сроки хранения договоров о материальной ответственности материально-ответственного лица.


статьи

Вид документа

Срок
хранения

документа

Приме­чания

Договоры о материальной ответственности материально-ответственного лица

После увольнения материально-ответственного лица

Срок хранения «постоянно» (далее — Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Как видим, срок хранения указанных договоров будет индивидуальным для каждого сотрудника и будет зависеть от даты увольнения конкретного сотрудника. Поэтому при хранении указанных договоров очень важным становится учет уволенных сотрудников, которые являлись материально-ответственными лицами.

Подробнее о текущем хранении документов мы писали здесь.

Следует обратить внимание то, что в Перечне есть упоминание о сроке хранения такого документа, как Образцы подписей материально-ответственных лиц. Поэтому при заключении договоров с материально-ответственными лицами можно рекомендовать составлять этот документ, который, как правило, содержит следующие графы:

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

наименование должности материально-ответственного лица;

Ф.И.О. материально-ответственного лица;

основание (номер и дата договора):

примечание (например, указывается дата увольнения материально-ответственного лица).

Срок хранения Образцов подписей материально-ответственных лиц определяется ст. 458 Перечня:

[2]

Образцы подписей материально-ответственных лиц

До минования надобности (1)

Читатель задает вопрос не только о сроках хранения договоров о коллективной материальной ответственности, но и о сроках хранения листов ознакомления сотрудников с указанными договорами. Еще раз поясним, что договор коллективной материальной ответственности заключается между работодателем и членами коллектива (в лице руководителя коллектива), а подписывается работодателем, руководителем коллектива, например, бригадиром, и членами коллектива. Поэтому подписи всех членов коллектива являются обязательными и входят в состав раздела договора «Подписи сторон». При подписании договора всеми членами коллектива необходимости в ознакомлении сотрудников с уже подписанным ими договором о коллективной материальной ответственности нет. Но если все-таки возникает необходимость определения сроков хранения каких-либо документов к договорам, то можно рекомендовать использовать ст. 455 Перечня.

Документы (расчеты, заключения,

справки, переписка) к договорам,

После истечения срока действия договора, соглашения

Подробнее о сроках хранения документов мы написали в материале по ссылке.

Говоря о сроках хранения договоров коллективной материальной ответственности, следует учитывать, что Перечень определяет не только сроки хранения договоров коллективной материальной ответственности, но и сроки хранения переписки о ходе заключения коллективных договоров, документов и переписки о проверке выполнения условий коллективного договора [*] :

(1) Присланные для сведения – до минования надобности

Переписка о ходе заключения коллективных договоров

Документы (протоколы, анализы,

справки, акты, отчеты) о проверке выполнения условий коллективного договора

Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора

Здесь и далее звездочки означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Читайте подробнее о основных видах документов организации по этой ссылке.

Говоря о сроках хранения приказов руководства о наложении штрафов на сотрудников за те или иные недочеты в работе, хотелось бы пояснить, что штраф (от нем. Strafe — «наказание») — вид наказания; денежное взыскание, как правило, в пользу государства, назначаемое за совершение проступка. В законодательстве разных государств наряду с термином «штраф» используется также термин «денежное взыскание».Штрафы на работе противоречат трудовому законодательству. Штрафование за дисциплинарные проступки (опоздание на работу и т. п.) законодательством запрещено. Привлечь работника к материальной ответственности можно, только если он своими действиями причинил работодателю прямой ущерб.

Вы узнаете больше о исходящих документах, если перейдете в материал.

Читайте так же:  Права и обязанности управляющей компании по содержанию многоквартирного дома

Но поскольку понятия штрафа нет в Трудовом кодексе РФ, есть мотивированное лишение премии за тот или иной проступок. Мотивированное лишение премии должно быть обосновано и понятно как работодателю, так и работнику, оформляется приказом в соответствии с положением о премировании. При определении сроков хранения таких приказов можно руководствоваться п. б ст. 19 Перечня. Кроме того, следует обратить внимание читателей на 20, 21 статьи Перечня, которые определяют сроки хранения проектов приказов и документов к ним, а также документов об их выполнении:

Приказы, распоряжения; документы

(справки, сводки, информации,

а) по основной (профильной)

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение,

перевод, увольнение; аттестация,

повышение квалификации, присвоение званий (чинов);

изменение фамилии; поощрения,

награждения; оплата труда,

премирование, различные выплаты;

все виды отпусков работников с

тяжелыми, вредными и опасными

условиями труда, отпуска по

уходу за ребенком, отпуска без

(заработной платы); дежурства по

профилю основной деятельности;

длительные внутрироссийские и

командировки для работников с

с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

в) по административно-хозяйственным вопросам

(1) Присланные для сведения – до минования надобности

(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.

Проекты приказов, распоряжений;

документы к ним

Документы (справки, доклады,

отчеты, переписка) о выполнении

Подробнее о формировании дел мы писали здесь.

[*] Коллективный договор — «правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей» (ст. 40 ТК РФ).

Чем регламентируется срок хранения протоколов общего собрания ЖСК?

Здравствуйте ! Есть такой вопрос. Правление ЖСК решило утилизировать некоторые документы (в т.ч. решения общего собрания, бухгалтерские, внутренние документы правления) которые уже незачем хранить. ЖСК создан в 1991 году. Дом сдан в 2002. Хотим утилизировать документацию до 2005 год. Подскажите пожалуйста, имеет ли право правление или председатель правления утилизировать документы ЖСК до 2005г. по акту? Буду благодарен за ссылку на норму закона! Благодарю.

Ответы юристов ( 1 )

В силу подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено кодексом.

В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129 «О бухгалтерском учете», п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 N 34н, организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Сроки хранения по другим документом можно посмотреть в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558)

Уважаемый Вячеслав ! По бух. документации все понятно. Спасибо! Но больше интересует вопрос срока хранения решений общих собраний членов ЖСК, уведомлений членов ЖСК и иной документации, связанной именно с деятельностью общего собрания и правления ЖСК. По ним как-то ничего конкретного не найти.

Каков срок хранения документов ЖСК? Образец штатного расписания, протокола, отчета, квитанции и других бумаг

Жилищные кооперативы, в процессе реализации своих задач по управлению общим имуществом пайщиков-членов ЖСК и предоставлению им коммунальных ресурсов используют отчётную, бухгалтерскую и прочую документацию. Все документы, используемые в работе жилкооператива, имеют свои функции, а также правила заполнения и хранения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-65-46 . Это быстро и бесплатно !

Протокол представляет собой список вопросов повестки дня, с указанием количества проголосовавших и вынесенного решения по каждому пункту.

Оформление протокольных документов осуществляется:

  1. На общих собраниях.
  2. На конференциях ЖСК.
  3. На заседаниях правления.

Вне зависимости от числа голосов, протоколы заседаний правления не могут противоречить решениям протокола общего собрания (или конференции).

Протокол оформляется на листе формата А4 и начинается с номера жилкооператива и его наименования (при наличии), с указанием адреса места нахождения правления и проведения собрания.

В основном тексте должны быть отображены следующие сведения:

  • Номер документа.
  • Дата составления и дата подсчёта голосов.
  • Форма собрания или заседания (очная/заочная).
  • Количество присутствующих пайщиков.
  • Процент паев, принадлежащих присутствующим, от общей суммы паев.
  • Наличие кворума.
  • Список вопросов повестки.
  • Количество голосов, отданных за каждый вопрос.
  • Место хранения протокола.

Доверенность

Доверенности в жилкооперативах предоставляют право одному из пайщиков действовать от имени другого и представлять его интересы на собраниях, заседаниях и конференциях.

Оформление доверенности необходимо для следующих целей:
  1. Учёт голоса отсутствующего на сборе пайщика.
  2. Учёт интересов группы пайщиков.
  3. Сохранение членства в правлении или кооперативе.

В уставных документах многих жилкооперативов указан обязательный порядок присутствия на собрания членов-пайщиков под угрозой исключения из их числа при систематической неявке. Эти правила особенно строги для членов правления.

Существуют два способа оформить доверенность:

  • В нотариальной конторе.
  • В правлении жилкооператива.
Читайте так же:  Социальное государственное обеспечение

Именно поэтому для преставления интересов в ЖСК пайщики могут заверить право представлять интересы других жильцов в правлении бесплатно.

Обращение происходит с предъявлением паевых членских книжек кооператива или паспортов. Доверенность заполняется по внутренней форме и заверяется печатью кооператива и подписью участника правления, осуществившего выдачу.

Квитанция является платёжным документом, используемым в бухгалтерии жилкооператива для обозначения структуры и суммы внутренних и внешних платежей их контрагентам. Квитанции в кооперативе могут представляться к оплате:
  • Жильцам-пайщикам кооператива.
  • Прочим жителям дома, не вступившим в кооператив.
  • Сторонним организациям.

Оформление квитанций происходит в соответствии с правилами, утверждёнными приказом Минстроя № 924. Согласно данным правилам, платёжные документы должны обязательно содержать следующие сведения:

  1. ФИО плательщика и его адрес.
  2. Площадь занимаемого помещения.
  3. Количество лиц, постоянно проживающих в помещении.
  4. Расчётный период.
  5. Реквизиты получателя.
  6. Дата внесения платежа.
  7. Структура суммы, подлежащей оплате.
  8. Информация о задолженности.

В качестве получателя средств указывается номер жилкооператива и его наименование, также нужно указать посредника (расчётно-кассовый центр), осуществляющего сбор и перевод средств. Банковские реквизиты получателя платежа (БИК, КПП, расчётный счёт и т.д.) должны быть указаны в квитанциях полностью, чтобы жители могли произвести оплату в любом банке.

Штатное расписание

Штатное расписание – это внутренний документ жилкооператива, нормирующий структуру и кадровый состав постоянных работников.

Расписание составляется работником кадровой службы или председателем правления, после чего представляется общему собранию для обсуждения и окончательного утверждения.

В штатном расписании должна быть следующая информация:

  • Количество должностей в штате.
  • Количество сотрудников, занимающих должностную единицу.
  • График работы сотрудников и перечень должностных обязанностей.
  • Сумма заработной платы всех единиц штата.
  • Оклад каждой должности и индивидуальные надбавки.
  • Структура оклада.

Структура оклада включает его постоянные составляющие и вычет из них (основная часть, подоходный налог, премия), а также плавающие суммы (выплаты компенсаций, поощрений и индивидуальные надбавки).

Отчёты в жилищных кооперативах представляют собой информационные сводки о финансовом состоянии ЖСК за определённый период времени, включая отражение разницы между планируемыми финансовыми операциями за отчётный период и фактически осуществлёнными.

Деятельность жилкооператива и его правления подотчётна следующим структурам:
  • Органы жилконтроля.
  • Органы налоговой службы и прокуратуры.
  • Члены ревизионной комиссии.
  • Комиссии, созданные пайщиками.

Чтобы правильно сформировать отчёты в надзорные органы, правление может заказать предварительный аудит в специальной фирме. Аудиторские фирмы могут осуществлять отчётную деятельность только при наличии соответствующей лицензии.

Местное отделение жилконтроля в рамках проводимой проверки вправе требовать от правления предоставления всех отчётных документов за нужный период, а также самостоятельно формировать данные документы (п. 2 ст. 123.2 ЖК РФ).

В отчётных документах необходимо указывать:

  1. Дату проведения отчётных мероприятий.
  2. ФИО лиц, осуществивших аудит, с указанием должностей.
  3. Цели отчёта.
  4. Место предоставления результатов.
  5. Методы, используемые для анализа финансовой деятельности ЖСК.
  6. Документация жилкооператива, используемая в отчёте.
  7. Результаты проверки.

Другие бумаги

В жилищных кооперативах, помимо вышеописанных документов, используются:

  • Устав и внутренние нормативные акты.
  • Договоры с подрядными организациями.
  • Банковская документация расчётных счетов.
  • Заявки на ремонт от жильцов.
  • Внутренние и банковские поручения.
  • Справки.
  • Смета доходов и расходов.

Внутренние нормативные акты имеют форму приказов и распоряжений правления.

Сроки хранения документов ЖСК

Каковы сроки хранения документов ЖСК? В жилкооперативах все документы делятся по срокам их хранения на два типа:

  1. Документы длительного хранения.
  2. Документы временного хранения.

Длительному хранению подлежат следующие бумаги:
  • Уставная документация.
  • Свидетельство о регистрации жилкооператива как юридического лица.
  • Приказ исполнительной власти о выделении надела земли на нужды ЖСК.
  • Протоколы общих собраний.
  • Справка об оплате построенного дома.

Все остальные документы, в том числе квитанции, заключенные договора, тексты обращений, журналы и т.д. не имеют регламентированного срока хранения, но в большинстве организаций подлежат обязательному сохранению в течение трёх календарных лет, следующих за годом образования или закрытия документа.

Итак, документация в жилищных кооперативах содержит информацию обо всех заключенных договорах и финансовых операциях, осуществляемых в рамках уставной деятельности организации. При формировании и ведении документации следует соблюдать предписанные правила и сроки, чтобы избежать штрафов при ежегодных аудитах надзорных органов.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

+7 (499) 938-65-46 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Источники


  1. Кучерена Анатолий Бал беззакония. Диагноз адвоката; Политбюро — М., 2015. — 352 c.

  2. Клименко, А. В. Теория государства и права / А.В. Клименко, В.В. Румынина. — М.: Высшая школа, Мастерство, 2000. — 224 c.

  3. Шнитенков, А. В. Глава 23 УК РФ. Преступления против интересов службы в коммерческих и иных организациях. Постатейный комментарий. Судебная практика: моногр. / А.В. Шнитенков. — М.: Юстицинформ, 2018. — 917 c.
  4. ред. Качанов, А.Я.; Забарин, С.Н. Сборник постановлений Пленумов Верховных Судов СССР и РСФСР (Российской Федерации) по гражданским делам; М.: СПАРК; Издание 2-е, перераб. и доп., 2011. — 389 c.
  5. Салыгина, Е. С. Юридическое сопровождение деятельности частной медицинской организации / Е.С. Салыгина. — М.: Статут, 2013. — 192 c.
Каков срок хранения документов жск образец штатного расписания, протокола, отчета, квитанции и други
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here